View source for 如何制作有大量重复内容的 Word 文档

MSO Word 的邮件列表合并功能并不难。利用 Word 的邮件列表合并功能，可以很方便地批量生成文档。只要明白了邮件列表合并功能的使用场景，就掌握了它的用法。

{| class=wikitable
|+ Word 邮件列表合并功能的本质
! 分类 !! 项目一 !! 项目二 !! 项目三
|-
| 英文叫法 || Maillings || Select Recipients || Start Mail Merge
|-
| 中文叫法 || 邮件 || 选择收件人 || 开始邮件合并
|-
| 本质 || 批量生成 || 选中名单 || 开始生成
|}

==理解用途==

现在想象这个场景。江城第一国际中学举行了一场慈善捐款，晚宴上学生和家长热心为公益事业奉献了大量爱心。校方必须对此发送感谢信，感谢信有统一模板，大部分内容都是一样的，仅需要在姓名及捐款金额处变动。

以下是你写好的《感谢信》模板：
<blockquote>
尊敬的【家长姓名】：

您好！

我是江城第一国际高中的校长，今天我怀着无比感激的心情给您写下这封信。首先，请允许我代表学校全体师生，向您和您的家庭表示最诚挚的感谢。

在不久前举办的慈善捐款晚宴上，您的慷慨解囊给予了我们莫大的支持。您和【孩子姓名】的善举不仅体现了您们对社会的责任感，也为我们树立了榜样。您的捐款金额【捐款金额】已收悉，虽然只是一个数字，但它背后所代表的爱心和力量是无法估量的。

我们深知，每一份捐款都凝聚着您对社会的关爱和对教育事业的支持。您的善举将直接影响到那些需要帮助的人们，为他们带去希望和温暖。在此，我谨代表江城第一国际高中，向您和您的家庭致以最崇高的敬意。

请接受我们最真挚的感谢，也请转达我们对【孩子姓名】的赞赏。我们相信，这样的教育和家庭环境，将培养出更多有爱心、有责任感的社会栋梁。

再次感谢您的慷慨捐赠。我们期待在未来的日子里，能与您和您的家庭保持联系，共同见证和参与更多有意义的活动。

衷心祝愿您和您的家人身体健康，万事如意。

此致，

敬礼！

江城第一国际高中校长

2024.12.09
</blockquote>

{| class="wikitable"
|+ 《感谢信》需要变动的内容
! 孩子姓名 !! 家长姓名 !! 捐款金额
|-
| 周宇轩 || 周建国、王芳 || 3,456.78
|-
| 林诗涵 || 林海、陈丽 || 1,234.56
|-
| 赵子龙 || 赵刚、李红 || 7,890.12
|-
| 陈梦琪 || 陈强、刘梅 || 5,678.90
|-
| 李浩然 || 李明、王丽 || 9,012.34
|-
| 王雅雯 || 王伟、赵静 || 4,321.09
|-
| 刘子豪 || 刘波、张敏 || 6,789.54
|-
| 张梓萱 || 张华、周艳 || 2,109.87
|-
| 吴俊杰 || 吴涛、陈芳 || 8,901.23
|-
| 杨紫瑶 || 杨洋、李娜 || 1,987.65
|}

假如只有十名同学的话，手工改也很简单。但若是全校有 4000 名学生，都需要写这封《感谢信》，那手工改动相关数据是不现实的，这时，就该邮件列表合并功能上场了。

==创建 模板.docx==
[[File:感谢信模板.png|alt=感谢信模板.png|500px]]

==创建 变动处.xlsx==
[[File:感谢信变动处表单.png|alt=感谢信变动处表单.png|350px]]

==激活表单==
在 Word 操作：邮件 - 选择收件人 - 使用现有列表 - 选中 变动处.xlsx

[[File:使用现有列表.png|alt=使用现有列表.png|400px|使用现有列表]]

==插入合并域==
<b>这里是最关键的一步。</b>

[[File:插入合并域.png|alt=插入合并域.png|900px|插入合并域]]

[[File:插入合并域后 Word 里出现了尖括号包着的代替字.png|插入合并域后 Word 里出现了尖括号包着的代替字.png|637px|插入合并域的结果：Word 里出现了尖括号包着的代替字]]

==预览结果==
[[File:预览生成的结果.png|alt=预览生成的结果.png|500px|预览生成的结果]]

==调整格式==
我们可以看见，捐款处的小数点金额不太对，没有只保留两位小数点。加一个开关即可。

[[File:编辑域.png|alt=编辑域.png|500px|编辑域]]

[[File:域代码.png|alt=域代码.png|500px|域代码]]

[[File:在域代码后插入开关.png|alt=在域代码后插入开关.png|500px|插入开关]]

这个开关，我直接问的 KIMI AI：docx 邮件列表合并，数字保留两位小数点，域开关是什么？

它回答：\# "0.00"

==成功生成==

[[File:最后一步，完成合并.png|alt=最后一步，完成合并.png|600px|十封感谢信成稿即生成]]

至于其中的 【家长姓名】【孩子姓名】【捐款金额】【孩子姓名】，在模板时期就可以删掉，留着只是为了主观上易于理解。就这样，无数封感谢信都可以一键生成了。

==其他场景==
邮件列表合并功能用得较多的另一场景是：批量创建起诉状。

以下小尖括号并非手动敲出来的，而是按上边的教程插入合并域而产生的。蓝色是博主刻意添加的，方便读者辨识代替字。

[[File:邮件合并功能用得最多的场景其实是批量创建起诉状.png|alt=邮件列表合并功能用得最多的场景其实是批量创建起诉状.png|邮件列表合并功能用得最多的场景其实是批量创建起诉状|500px]]

==另一例子==
利用邮件列表合并功能，制作交接单。这样可以一次和别的部门交接无数份文件。

[[File:利用邮件列表合并制作交接单模板.png|alt=利用邮件列表合并制作交接单模板.png|500px|模板.docx]]

[[File:利用邮件列表合并制作交接单变动部分.png|alt=File:利用邮件列表合并制作交接单变动部分.png|600px|变动处.xlsx]]

[[Category: MicroSoft Office]]