View source for 怎么调整 MSO Word 文档的格式：典型的、正确的、专业的技巧和步骤

我调过几千页的标书的格式，中标几千万，当然，格式是次要的，主要是老板人脉强大。

调过五百万字的小说的格式，美观漂亮。

调过很多书稿的格式，无一例外都没被挑过格式，当然，出版界是不可能用 .docx 当终稿的，一般用 .ai .pdf .tiff .eps 等格式。

救过很多调格式的场，谈一点 MSO Word 调格式的心得，怎么样典型地、正确地、专业地调整 MSO Word 的格式？

; 1. 清除所有格式
 所有敲空格形成的缩进、对齐，所有敲两次回车形成的空行，都是没有必要的。
 缩进、对齐有专门的指令。空行一般该用段前段后间距指令实现。
 所有空格，除了中英文之间的自然空格，其他空格都是没必要存在的。
[[File:清除所有格式.png]]

; 2. 正文完成 60% 才有调格式的必要
 初稿时计较格式，没啥意思，可能你调了半小时，终稿里删掉了。
 边写边设格式，是极大的坏习惯。正确姿势是先糊弄写完，再调格式。
 了解一点形式和内容分离的思想，比如 HTML 标签。

; 3. 打开<code>显示/隐藏编辑标记</code>
 让所有的空格、回车符、制表符、强制换行符、分页符、分节符等助印符号，通通显示出来。
 它在段落选框的右上角，看着像回车符。
 这些初看不显示的符号，能帮你判断文档里到底有什么东西在导致你调不成理想的格式。
[[File:显示隐藏段落标记.png]]
[[File:是否显示这些格式标记.png]]

; 4. 全选正文，确定正文基调
 确定正文的对齐、大纲级别、缩进、行距、字体、字号。
 确定正文的段前段后距离。
 其实可以用“行”“厘米”“磅”这种汉字单位。
[[File:正文基础设置.png]]

; 5. 善用通配符
 通配符是正则表达式的子集。
 Word 里替换时选中“更多 - 使用通配符”，再在<code>特殊格式</code>里遛达遛达，往往有更快的调整效果。
[[File:Word使用通配符特殊格式.png]]

; 6. 确定内容层级
 把所有的一级标题设置成样式中的“标题 1”；把所有的二级标题设置成样式中的“标题 2”，以此类推，是什么性质就设置成什么样式。
 把一级标题改成你想要的样子，再在“标题 1”上右键，选择<code>更新 标题 1 以匹配所选内容</code>，这样，所有的一级标题统一修改为了你想要的样子，以此类推，每个层级都能改成你想要的样子。
 设置标题的核心在于，统一修改。绝对不要单独修改一个标题的样式。某个层级的样式，一定要一致。
[[File:更新标题2以匹配所选内容.png]]

; 7. 打开<code>视图 - 导航窗格</code>
 它可以助你把握全文的大纲。
 它很利于写一些冠冕堂皇的小标题。
[[File:打开导航窗格.png]]

; 8. 放弃多级序号列表
 MSO Word 根本没有智能到能理解人类怪异的多级序号列表需求。在初稿中折腾自动序号，纯属浪费生命。
 以 MSO Word 的智能程度，超过一万字的文档，自动编号就抓瞎了。
 长期、大量自动列表生成需求的，建议用 LaTeX。
 在定稿时，内容不再有删改，可以使用多级序号列表，自动生成序号。

; 9. 记住一个人不可能既 1.8 米又 1.6 米
 从一个 Word 文档中，复制内容进另一个文档。若两个文档中对同一样式的定义是冲突的，那 Word 会错乱，什么都不稳了。
 正确的复制策略是，先复制进 txt 文本文件，再复制进 Word 文档。纯文本才不会干扰正在调的文件的格式。

; 10. 提防分节符
 许多时候页码混乱，就是分节符把文档分成了一节一节的，而页码的继承或重生，没设置为想要的。
 目录不要手工敲，都是自动生成的。

; 11. 打印出来四号字对近视眼很友好
 小说一般是五号字，为了省纸，氛围感也更强，对近视眼不友好。
 最常见的字体使用是正文宋体，小标题楷体，全文大标题黑体，英文 Times New Roman。不要嫌弃宋体，它普适度最强，看久看多不易腻。假如一种很专业的软件，用的人很少，它对中文的支持很有限，那么它首先想到支持的，大概率是宋体。

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