How to format mso word documents professionally

我调过几千页的标书的格式，中标几千万，当然，格式是次要的，主要是老板人脉强大。

调过五百万字的小说的格式，美观漂亮。

调过很多书稿的格式，无一例外都没被挑过格式，当然，出版界是不可能用 .docx 当终稿的，一般用 .ai .pdf .tiff .eps 等格式。

救过很多调格式的场，谈一点 MSO Word 调格式的心得，怎么样典型地、正确地、专业地调整 MSO Word 的格式？

1. 清除所有格式

所有敲空格形成的缩进、对齐，所有敲两次回车形成的空行，都是没有必要的。
缩进、对齐有专门的指令。空行一般该用段前段后间距指令实现。
所有空格，除了中英文之间的自然空格，其他空格都是没必要存在的。

2. 正文完成 60% 才有调格式的必要

初稿时计较格式，没啥意思，可能你调了半小时，终稿里删掉了。
边写边设格式，是极大的坏习惯。正确姿势是先糊弄写完，再调格式。
了解一点形式和内容分离的思想，比如 HTML 标签。

3. 打开显示/隐藏编辑标记

让所有的空格、回车符、制表符、强制换行符、分页符、分节符等助印符号，通通显示出来。
它在段落选框的右上角，看着像回车符。
这些初看不显示的符号，能帮你判断文档里到底有什么东西在导致你调不成理想的格式。

4. 全选正文，确定正文基调

确定正文的对齐、大纲级别、缩进、行距、字体、字号。
确定正文的段前段后距离。
其实可以用“行”“厘米”“磅”这种汉字单位。

5. 善用通配符

通配符是正则表达式的子集。
Word 里替换时选中“更多 - 使用通配符”，再在特殊格式里遛达遛达，往往有更快的调整效果。

6. 确定内容层级

把所有的一级标题设置成样式中的“标题 1”；把所有的二级标题设置成样式中的“标题 2”，以此类推，是什么性质就设置成什么样式。
把一级标题改成你想要的样子，再在“标题 1”上右键，选择更新 标题 1 以匹配所选内容，这样，所有的一级标题统一修改为了你想要的样子，以此类推，每个层级都能改成你想要的样子。
设置标题的核心在于，统一修改。绝对不要单独修改一个标题的样式。某个层级的样式，一定要一致。

7. 打开视图 - 导航窗格

它可以助你把握全文的大纲。
它很利于写一些冠冕堂皇的小标题。

8. 放弃多级序号列表

MSO Word 根本没有智能到能理解人类怪异的多级序号列表需求。在初稿中折腾自动序号，纯属浪费生命。
以 MSO Word 的智能程度，超过一万字的文档，自动编号就抓瞎了。
长期、大量自动列表生成需求的，建议用 LaTeX。
在定稿时，内容不再有删改，可以使用多级序号列表，自动生成序号。

9. 记住一个人不可能既 1.8 米又 1.6 米

从一个 Word 文档中，复制内容进另一个文档。若两个文档中对同一样式的定义是冲突的，那 Word 会错乱，什么都不稳了。
正确的复制策略是，先复制进 txt 文本文件，再复制进 Word 文档。纯文本才不会干扰正在调的文件的格式。

10. 提防分节符

许多时候页码混乱，就是分节符把文档分成了一节一节的，而页码的继承或重生，没设置为想要的。
目录不要手工敲，都是自动生成的。

11. 打印出来四号字对近视眼很友好

小说一般是五号字，为了省纸，氛围感也更强，对近视眼不友好。
最常见的字体使用是正文宋体，小标题楷体，全文大标题黑体，英文 Times New Roman。不要嫌弃宋体，它普适度最强，看久看多不易腻。