How to make docx with a batch of repeated contents

From 清冽之泉
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MSO Word 的邮件列表合并功能并不难。利用 Word 的邮件列表合并功能,可以很方便地批量生成文档。只要明白了邮件列表合并功能的使用场景,就掌握了它的用法。

Word 邮件列表合并功能的本质
分类 项目一 项目二 项目三
英文叫法 Maillings Select Recipients Start Mail Merge
中文叫法 邮件 选择收件人 开始邮件合并
本质 批量生成 选中名单 开始生成

理解用途

现在想象这个场景。江城第一国际中学举行了一场慈善捐款,晚宴上学生和家长热心为公益事业奉献了大量爱心。校方必须对此发送感谢信,感谢信有统一模板,大部分内容都是一样的,仅需要在姓名及捐款金额处变动。

以下是你写好的《感谢信》模板:

尊敬的【家长姓名】:

您好!

我是江城第一国际高中的校长,今天我怀着无比感激的心情给您写下这封信。首先,请允许我代表学校全体师生,向您和您的家庭表示最诚挚的感谢。

在不久前举办的慈善捐款晚宴上,您的慷慨解囊给予了我们莫大的支持。您和【孩子姓名】的善举不仅体现了您们对社会的责任感,也为我们树立了榜样。您的捐款金额【捐款金额】已收悉,虽然只是一个数字,但它背后所代表的爱心和力量是无法估量的。

我们深知,每一份捐款都凝聚着您对社会的关爱和对教育事业的支持。您的善举将直接影响到那些需要帮助的人们,为他们带去希望和温暖。在此,我谨代表江城第一国际高中,向您和您的家庭致以最崇高的敬意。

请接受我们最真挚的感谢,也请转达我们对【孩子姓名】的赞赏。我们相信,这样的教育和家庭环境,将培养出更多有爱心、有责任感的社会栋梁。

再次感谢您的慷慨捐赠。我们期待在未来的日子里,能与您和您的家庭保持联系,共同见证和参与更多有意义的活动。

衷心祝愿您和您的家人身体健康,万事如意。

此致,

敬礼!

江城第一国际高中校长

2024.12.09

《感谢信》需要变动的内容
孩子姓名 家长姓名 捐款金额
周宇轩 周建国、王芳 3,456.78
林诗涵 林海、陈丽 1,234.56
赵子龙 赵刚、李红 7,890.12
陈梦琪 陈强、刘梅 5,678.90
李浩然 李明、王丽 9,012.34
王雅雯 王伟、赵静 4,321.09
刘子豪 刘波、张敏 6,789.54
张梓萱 张华、周艳 2,109.87
吴俊杰 吴涛、陈芳 8,901.23
杨紫瑶 杨洋、李娜 1,987.65

假如只有十名同学的话,手工改也很简单。但若是全校有 4000 名学生,都需要写这封《感谢信》,那手工改动相关数据是不现实的,这时,就该邮件列表合并功能上场了。

创建 模板.docx

感谢信模板.png

创建 变动处.xlsx

感谢信变动处表单.png

激活表单

在 Word 操作:邮件 - 选择收件人 - 使用现有列表 - 选中 变动处.xlsx

使用现有列表.png

插入合并域

这里是最关键的一步。

插入合并域.png

插入合并域的结果:Word 里出现了尖括号包着的代替字

预览结果

预览生成的结果.png

调整格式

我们可以看见,捐款处的小数点金额不太对,没有只保留两位小数点。加一个开关即可。

编辑域.png

域代码.png

在域代码后插入开关.png

这个开关,我直接问的 KIMI AI:docx 邮件列表合并,数字保留两位小数点,域开关是什么?

它回答:\# "0.00"

成功生成

最后一步,完成合并.png

至于其中的 【家长姓名】【孩子姓名】【捐款金额】【孩子姓名】,在模板时期就可以删掉,留着只是为了主观上易于理解。就这样,无数封感谢信都可以一键生成了。

其他场景

邮件列表合并功能用得较多的另一场景是:批量创建起诉状。

以下小尖括号并非手动敲出来的,而是按上边的教程插入合并域而产生的。蓝色是博主刻意添加的,方便读者辨识代替字。

邮件列表合并功能用得最多的场景其实是批量创建起诉状.png

另一例子

利用邮件列表合并功能,制作交接单。这样可以一次和别的部门交接无数份文件。

利用邮件列表合并制作交接单模板.png

File:利用邮件列表合并制作交接单变动部分.png